多数の従業員を雇用する中で一定数、問題行動を起こす従業員が紛れ込むことは避けられません。
問題社員を放置するとその問題行動はエスカレートする傾向があり、他の従業員に対しても悪影響を及ぼす可能性があります。
今回は弁護士の目線から考える問題社員対応について解説していきます。
問題社員を放置するとどうなるか？
一口に問題社員といっても様々な類型が考えられますが、いずれの類型の問題社員にも共通してあてはまる特徴があります。
それは、問題社員本人にとどまらず周囲の従業員にもネガティブな印象を与えるという点です。
周囲の従業員に対してハラスメントを行う問題社員は当然として、仕事をしない問題社員に対して使用者が何も言わなければ、きちんと仕事をしている周囲の従業員は不公平感を覚えます。
仕事をしなくても何も言われないのであれば、真面目に仕事をするのは馬鹿馬鹿しい、自分も仕事をしなくてもよいのではないか等の思いが生じ、職場全体の業務効率が下がっていきます。
問題社員は、自ら行動を改善するという意識が低い、そもそも改善が必要であるとの認識がない、指摘をされない限りはあえて改善しない等の場合が多いため、時間経過により問題のある状態が改善されるということは期待できません。
のみならず、問題のある状態が継続していくと増長しより問題のある状態になることも珍しくありません。
問題社員に対して指摘や注意を行うことは使用者側にもストレスがかかることですが、それを避けていると問題行動が既成事実化してしまいますので、問題社員を発見した段階から計画的に対応していく必要があります。
問題社員の典型例
従業員の問題行動は各人により異なるため一括りにはできませんが、問題社員として捉えられる典型的な類型を以下に示します。
・使用者の求める労働能力を有しない従業員
・使用者の指示に従わない従業員
・周囲の従業員との協調性を欠く従業員
・無断欠勤・遅刻を繰り返す従業員
・非違行為を行う従業員
・周囲の従業員に対してハラスメントを行う従業員
・使用者の批判等を繰り返すモンスター従業員
類型ごとの問題社員対応
先に示した問題社員の類型に沿ってそれぞれの対応方法を検討する必要があります。
使用者としてはある従業員が問題社員であることが判明した時点で解雇等の強力な措置を講ずることを考えたくなりますが、従業員は労働関係法規により厚く保護されています。
拙速な解雇等は事後的に無効と判断され、使用者は、相当額の金銭支払いを命じられた上、当該従業員との労働契約関係を解消できないというケースも想定されますので、慎重に対応することが重要となります。
使用者の求める労働能力を有しない従業員
いわゆるローパフォーマンスな従業員を指します。
従業員がローパフォーマンスな状態にあるといえるためには、新卒採用者であれば、勤続年数に応じて求められる標準的な労働能力との比較において、中途採用者であれば、採用時に前提としていた労働能力との比較において、客観的に労働能力が劣っている必要があります。
ローパフォーマンスな従業員に対しては、使用者が求める労働能力がどの程度のものかを具体的に説明した上で、その水準を満たすよう、繰り返し、指導や改善のための研修等を行うことになります。
ある業務に適正がないと判断される場合には配置転換等による業務変更を検討しますが、変更後の業務をこなすことも困難であるというような場合にようやく解雇等を検討することになります。
使用者の指示に従わない従業員
正当な業務命令に従わない従業員を指します。
違法もしくは合理性のない使用者の指示に従わないことは従業員の不利には働きません。
使用者としては従業員に対する業務指示が正当なものであることを示した上で、業務指示に従うよう注意・指導を繰り返すことになります。
注意・指導のレベルは口頭から書面によるものに変化させていき、従業員と面談等を行う場合には面談等の内容を記録化しておきます。
度重なる注意・指導にもかかわらず、従業員が業務指示に従わない場合には当該従業員に対して懲戒処分を行うことを検討します。懲戒処分を行っても改善が認められない場合には解雇等を検討することになります。
周囲の従業員との協調性を欠く従業員
周囲の従業員との輪を乱す、周囲の従業員と協力して業務を行うことができない従業員を指します。
他の従業員から協調性を欠く問題行動の指摘がされた場合、まずはそのような事実関係が確認できるか、当該問題行動により社内にどのような影響が生じているかを使用者として判断する必要があります。
その際には問題行動を起こしたとされる従業員からの聞き取りや当該従業員の主張を踏まえて判断を行いましょう。
従業員の問題行動が確認できた場合には当該行動について注意・指導を繰り返すことになります。
注意・指導のレベルは口頭から書面によるものに変化させていき、従業員と面談等を行う場合には面談等の内容を記録化しておきます。
度重なる注意・指導にもかかわらず、従業員の周囲の従業員との協調性を欠く言動が改善されない場合には当該従業員に対して懲戒処分を行うことを検討します。懲戒処分を行っても改善が認められない場合には解雇等を検討することになります。
無断欠勤・遅刻を繰り返す従業員
有給申請もしくは事前の連絡なしに欠勤や遅刻を繰り返す従業員を指します。
欠勤や遅刻という事実は客観的に明らかであるため、その点の事実関係の確認は重要でない場合が多いですが、欠勤や遅刻に至る理由については本人から聞き取りを行う必要があります。
単純に起きられない・やる気がないということなのか、それとも、職場での人間関係等が原因で出社できないのかでは結論が大きく異なります。
前者の場合、注意・指導を繰り返しても改善がなされない場合には最終的には解雇等を検討することになります。
後者の場合、不調の原因が使用者側の対応にあると判断されれば、まずはその不調の原因を取り除き、従業員が安定して出社できる環境づくりを先行させる必要があります。
非違行為を行う従業員
懲戒処分ないし刑事処罰の対象となるような非行・違法行為を行う従業員を指します。
従業員の非違行為について使用者が認識した場合、まず行うべきは非違行為に関する客観的な証拠集めです。
証拠集めに先行して従業員に対する聞き取りを行ってしまうと、白を切られたり、言い訳をされたりして追及しきれない可能性があり、非違行為を前提とする懲戒処分等を行うことができなくなるということも考えられます。
そうならないためにも非違行為に関する客観的な証拠を揃えた上で従業員に対する聞き取りを行い、証拠を示しながら当該従業員に非違行為を認めさせることが重要です。
非違行為の存在を確定した後は、注意・指導で留めるのか、当該非違行為に相当する懲戒処分を行うのかを検討します。
横領等の事案で横領金の返金が困難であるという場合には警察に対して刑事告訴を行うこともあり得ます。
周囲の従業員に対してハラスメントを行う従業員
部下や同僚に対してセクハラやパワハラ等を行う従業員を指します。
職場におけるハラスメントの問題については厚生労働省が使用者に対する指針を示すなどしており、その履行状態によってはハラスメントを行った従業員とともに使用者も責任を問われる可能性があります。
使用者には、従業員に対するハラスメント防止教育の実施、ハラスメントの問題が発生した場合の相談窓口・対応委員会の設置、加害者及び被害者に対する適切な対応等が要求されます。
使用者が従業員によるハラスメントを認識した場合、被害者とされる従業員及び加害者とされる従業員からの聞き取り等により事実関係を確認し、加害者とされる従業員の言動がハラスメントと認定される場合には、再発防止に向けた人員配置の見直し、加害従業員に対する注意・指導、場合によっては懲戒処分を行うことを検討します。
使用者の批判等を繰り返すモンスター従業員
勤務態度が悪く、上司の悪口や使用者に対する不満を公然と口にするような従業員を指します。
このような従業員は業務時間の多くを会社批判等にあてており、文句ばかり言って仕事はしないが給料はきっちりもらっていくという状態になりがちです。
何を言っても反論してくるため上司も匙を投げてしまい、周囲の従業員も煙たがって近寄ろうとしないため、やりたい放題ということも珍しくありませんが、モンスター従業員への対応で最も重要なことは放置をしないということです。
放置をすればモンスター従業員の振る舞いが既成事実となり使用者としてそのような態度を許容していたとの判断につながります。また、周囲の従業員もあのような態度でも給料がもらえるのであれば真面目に仕事をしなくてもよいと悪い方向に流れていきます。
モンスター従業員に対しては都度、注意・指導を与え、それでも改善しなければ懲戒処分を行い、地道に解雇等に向けた布石を打っておくことが必要となります。
まとめ
今回は弁護士の目線から考える問題社員対応について解説してきました。
いずれの類型の問題社員対応にも共通して言えることは、事実確認、証拠集め、繰り返しの注意・指導を丁寧に行うことで後々の解雇等の大きな処分に疑義が生じにくくなるということです。
問題社員対応には腰を据えてかからなければならないということを認識した上で適切な対応をとっていくことが肝要です。
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